Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi

Projede Görev Alan Bilgi İşlem Ekibi :

Unvan - Adı Soyadı Projedeki Görevi
Ögr.Gör. Hasan AKKOÇ Danışman
Ögr.Gör. Ahmet YURDADUR Araştırmacı
Ögr.Gör. Yılmaz SARPKAYA Sistem Yöneticisi
Mühendis Recep ÖZKAN .NET Yazılımcı
Arş.Gör. Gülşen İnce TÜRKER .NET Yazılımcı
Ögr.Gör. Yaşar ARSLAN

Veritabanı Yazılımcı



Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi (ÖİBS)


Üniversitelerin Öğrenci İşleri Daire Başkanlıkları iş yükü bakımından en yoğun olan idari birimlerdir. Bir öğrencinin eğitim-öğretim gördüğü sürede ihtiyaç duyduğu bilgi ve belgeler bu birimden talep edilmektedir.

Öğrenci İşleri Daire Başkanlıkları öğrencilerin notlarını takip ettikleri için kritik bir öneme sahiptirler. Öğrencilerin karne ve transkriptleri ile mezun olanların, dereceye giren öğrencilerin listelerini çıkartırken, doğru veriler ile işlem yapılarak kesin sonuçlar üretmek zorundadırlar.

Üniversite öğrenci işleri programları çok büyük titizlik ile hazırlanan, uzun bir test sürecinden geçirilerek kullanıma sunulan, üniversite öğrencilerine, öğretim elemanlarına, yöneticilerine ve öğrenci işleri memurlarına ayrı ayrı kullanım hakkı veren yetkilendirme modülleri ile kullanıcıları çok iyi bir şekilde analiz edebilen yazılımlardır.

Üniversite bilgi sistemleri içinde kullanıcısı en fazla olan sistemler öğrenci işleri otomasyonlarıdır. Aynı zamanda en fazla kullanılan ve kritik öneme sahip olan sistemlerdir. Bundan dolayı güçlü server sistemlerinde, yüksek performansa sahip veritabanlarında ve mümkün olan en yüksek bant genişliğinde kullanılması, yedeklenmesi ve güncellenmesi gereken bilgi sistemleridir.

Amacı

Öğrencilerin üniversitede eğitim-öğretim hayatına başlamalarından bitinceye kadar eğitim-öğretim faaliyetinin kayıt alına alınması gerekmektedir. Çeşitli sebeplerle eğitimini yarıda bırakmış olan ve mezun olan öğrencilerin de işlemlerinin takip edilmesi zorunludur.

Bunların yanında öğrencinin öğrenim süresi boyunca; aldığı dersler ve notları, öğrenci hakkında alınan rapor, izin, disiplin ve soruşturma gibi olayların takibi, askerlik işlemlerinin yürütülmesi, öğrenim harcı takibi, öğrenci belgesi, her dönem sonunda veya bütünüyle not dökümünün (transkript) alınması, YÖK tarafından istenilen çeşitli istatistiksel bilgiler ve başarı dereceleri gibi birçok raporun alınması gerekmektedir. Bununla beraber ders kredileri, seçmeli veya zorunlu derslerin olup olmadığı, ders kayıt işlemleri, dersleri alan öğrenci listeleri, ara sınavlar, dönem sonu notları ve bunların hesaplanması sonucunda alınacak listelerin takibi de büyük önem taşımaktadır.

Bu nedenle, kısaca Öğrenci İşleri Programı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından takip edilen tüm işlemleri, öğretim elemanları eliyle gerçekleştirilen öğrenci işlemlerini, öğrencilerin bilgilendirilmesi, durumlarının takibi ve notlarının izlenebilmesi amacıyla oluşturulmuş bir sistemdir.

Özellikleri

Öğrenci İşleri Programı dört ana kısımdan oluşmaktadır:

a. Öğretim Elemanı Girişi

Bu bölüm üniversite öğretim elemanları tarafından kullanılmaktadır. Üniversitede eğitim öğretim faaliyetlerine katılan tüm öğretim elemanlarına dağıtılan kullanıcı adı ve şifreleri ile sisteme giriş yapabilmekte, öğrencileri ile ilgili işlemleri yapabilmektedirler.

Öğrencinin sınavlarda aldığı notların girilmesi, ilan edilmesi, sınıf listelerinin alınması, danışman öğretim elemanları tarafından öğrencinin kayıt yaptırdığında ve ders seçimi oluşturduğunda onaylama veya değiştirme yetkisinin bulunduğu kısımdır. Öğretim elemanı öğrencisinin durumunu bu bölümden takip edebilmekte, öğrencisinin hem kendi dersindeki başarısını hem de diğer derslerdeki başarısını gözlemleyebilmektedir.

Öğretim elemanları bu bölüme üniversite web sayfasından http://www.aku.edu.tr veya http://notsis.aku.edu.tr adresinden ulaşabilmektedirler.

b. Öğrenci Girişi


Bu bölüm üniversitenin çeşitli birimlerinde okuyan öğrenciler tarafından kullanılmaktadır. Öğrenciler öğrenci numaralarını kullanıcı adı olarak kullanmakta ve kendilerine verilen şifreler ile sisteme giriş yapmaktadırlar.

Öğrenciler kendi bölümlerine bağlanarak sadece kendileri hakkındaki bilgileri görebilmekte, özlük bilgileri, adres ve telefon bilgilerini kontrol edebilmektedirler. Yıl içindeki ara sınav, final ve bütünleme sınav sonuçlarını takip edebilmekte, her dönem başında yapmaları gereken ders yenileme işlemelerini yerine getirebilmektedirler. Kalamoza adı verilen ve öğrencinin eğitim öğretim göreceği süre zarfında aldığı ve alması gereken tüm dersleri görebilmektedirler. Karne, transkript ve öğrenci belgesi gibi evrakları çıkartabilmekte ve öğrenci işlerine onaylatarak resmi belge olarak kullanabilmektedirler.

Öğrenciler öğrenci bölümüne üniversite web sayfasından http://www.aku.edu.tr veya http://obis.aku.edu.tr adresinden ulaşabilmektedirler.

c. Öğrenci İşleri Memurları Girişi

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’ndaki memurlar ve fakülte ve yüksekokullardaki öğrenci işleri memurları tarafından kullanılan bölümdür. Bu bölüme giriş yetkisi verilen memurlar, kendilerine verilen kullanıcı adı ve şifre ile yetkileri olan belirli bir fakülte veya yüksekokuldaki bilgilere ulaşabilmektedirler.

Öğrenci işleri memurları, öğrenci isteklerine ve öğretim elemanlarına gerekli olan liste ve bilgilere ulaşabilmekte, YÖK’ün istediği istatistiksel bilgiler ile üniversite yönetimi tarafından istenen birçok evrak ve bilgiye erişebilmektedir. Ayrıca dönem başında kayıt işlemlerinin, ders seçme işlemlerinin, öğrenci listelerinin, sınıf listelerinin, ders seçim dosyalarının, danışman listelerinin, kalamoza bilgilerinin, derse girecek öğretim elemanı bilgilerinin vb. işlemlerin yapılması gerekmektedir. Bu gibi ve dönem sonunda dönem kapatma, notların aktarılması, dönem değiştirme, mezuniyet işlemleri, diploma işlemleri gibi diğer işlemlerin de yerine getirilmesini gerçekleştirmektedir.

Öğrenci işleri memurları giriş için üniversite web sayfasından http://www.aku.edu.tr veya http://akudemi.aku.edu.tr adresinden kendileri ile ilgili bölüme ulaşabilmektedirler.

d. Öğrenci İşleri Yönetim Paneli

Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi’ni (ÖİBS) yönetmek ve tüm işlemlere ulaşabilmek için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ndan ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’ndan birer kişinin girebildiği bölümdür.

Öğretim elemanlarının, öğrencilerin ve öğrenci işleri memurlarının yapabildikleri tüm işlemlerin yanında kullanıcılar ile ilgili işlemlerin gerçekleştirildiği bölümdür. Kullanıcılara kullanıcı adı ve şifre vermek, şifre atamak, yetki vermek veya almak amacıyla çeşitli arayüzleri bulunmaktadır.

Kullanılan Teknoloji

Yazılım tümüyle web uygulaması olarak Microsoft .NET teknolojisi ile gerçekleştirilmiştir. Veritabanı olarak Microsoft SQL kullanmakta, yazılımın arayüzü Microsoft Visual Studio ile hazırlanmış ve C# programlama dili kullanılmıştır. Sayfalar ASPX kullanılarak geliştirilmiştir. Server olarak Windows 2003 kullanılmakta, IIS ile kullanıcılara hizmet verilmektedir. Yazılım ulaşmak için İnternete bağlı herhangi bir bilgisayardan İnternet tarayıcısı ile ulaşılabilmektedir.

Kullanıcılar

Programı üniversitede eğitim-öğretime katılan tüm akademik personel, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’ndaki yönetici ve memurlar, fakülte ve yüksekokullardaki öğrenci işleri memurları ve öğrenciler kullanabilmektedir. Her kullanıcının belirli bir kullanıcı adı ve şifresi bulunmakta, sisteme giriş ve çıkış işlemleri kaydedilmektedir.

Ne Kadar Zamandır Kullanıldığı Öğrenci işleri ile ilgili çeşitli yazılımlar üniversitenin kurulduğu yıldan beri kullanılmaktadır. 1999 yılına kadar MS-DOS ortamında Clipper programlama dili ve dBase veritabanı kullanılarak hazırlanmış bir yazılım kullanılmaktaydı. Daha sonra Delphi 3.0 ile yazılan ve MS Access veritabanı kullanan başka bir yazılım devreye sokuldu. Çok sık olarak mevzuatta meydana gelen değişiklikler ve öğrenci not sistemlerinde meydana gelen yenileştirmeler ile yazılımlar güncellenmiş, son olarak 2007 yılında modül modül yeni yazılım devreye sokulmuş ve kullanılmaya başlanmıştır.


ÖİBS Öğrenci İnternetten Ders Alma Formu


 


ÖİBS Öğrenci Not İlanı Sonuçları


 


ÖİBS Öğrenci Ders Listesi (Kalamoza)


 


ÖİBS Öğrenci Transkript Belgesi


 


ÖİBS Öğrenci Karne Belgesi